🗂 L’archivage des documents en AMAP

Le fonctionnement de nos associations génère de nombreux documents entre les différents partenaires, amapien·nes et paysan·nes. La signature assure une valeur juridique à l’écrit et officialise le mode de consommation alternatif qui nous est propre.

Enlever les agrafes, les trombones, faire signer les uns et les autres, dématérialiser, numériser, photocopier, les petites mains font bien souvent avec les moyens du bord, pour accomplir ces taches nécessaire au bon fonctionnement des partenariats.

Cependant, un certain nombre de précautions sont à prendre compte tenu de l’aspect législatif en vigueur, d’autant plus que les données personnelles doivent être traitées selon le règlement européen sur la protection des données (RGPD* voir lien ci-dessous).

En effet, en cas de litige après la signature des contrats, les paysan·nes peuvent demander des comptes pendant 2 ans, tandis que les amapien·nes ont le droit de se retourner contre les professionnels pendant une durée de 5 ans. Par ailleurs, les contrats représentent des pièces de comptabilité pour les paysan·nes, une copie devrait donc être conservée pendant 10 ans par les professionnels.

Bien sûr, les différentes données seront archivées pour le temps administratif requis en veillant à les sécuriser, ceci afin de minimiser les risques de perte ou de piratage.

De nombreux autres éléments restent sensibles : les adresses mail sur une liste de diffusion – surtout celles des personnes qui ne sont plus adhérentes-, la liste des participant·es à un événement, les données reçues par un formulaire de contact… Ces informations sont enregistrées et conservées uniquement le temps de leur utilité avant d’être détruites, de sorte qu’elles ne soient plus associées à la personne qui les a fournies.

De la simplification administrative à la mise en réseau, l’outil Clic’AMAP vous facilitera la vie en conservant des données électroniques pour la durée strictement nécessaire.

Finalement, que l’on soit derrière la fourche ou la fourchette et bien au-delà de la relation de confiance propre à notre fonctionnement associatif, il est très souhaitable de conserver une copie des contrats, en cas de contrôle ou de litige, pendant un minimum de 5 ans.

Le lien suivant conduit au « Kit pédagogique pour mettre en place le RGPD » réalisé en coordination avec les autres réseaux d’AMAP

→https://www.amap-hdf.org/rgpd-un-kit-a-destination-des-amap-pour-le-mettre-en-oeuvre/

 

Benoît Perin, amapien à Fère-en-Tardenois (02),
avec les apports de Bernardetta, Céline et Zoé